Personalplanering optimerar verksamheten där medarbetare med rätt kompetens utför rätt uppgifter, på rätt plats, vid rätt tidpunkt.

Vad är personalplanering?

Personalplanering är den process för bedömning av verksamhetens nuvarande och framtida kompetensbehov. Syftet med personalplaneringen är att identifiera kompetensgap samt utveckla, genomföra och följa upp planen som tillgodoser verksamhetens behov av medarbetare idag och framåt.

Er verksamhet har kanske redan personalplanering i någon form, även om fokus kanske mestadels fokuserar på dagens kompetensbehov. För att bygga upp och bibehålla kompetenta medarbetare för såväl dagens som framtidens behov måste verksamheten dock utveckla en strukturerad modell för personalplanering där HR-team, chefer och ledning arbetar tillsammans.

Operativ personalplanering

Handlar om att tillgodose verksamhetens nuvarande kompetensbehov. Det är en process för planering på kortare sikt och som fokuserar på verksamhetens dagliga processer, där t.ex. schemaläggning och rekrytering ingår. Denna typ av planering sköts vanligtvis av HR-avdelningen eller operativa chefer.

Nästan alla genomför någon form av operativ personalplanering, eftersom det är en nödvändig del av rekryteringsprocessen. En mindre strukturerad planering kan tyvärr leda till bland annat felrekrytering eller bristande scheman, där brister i verksamheten kan uppstå. En mer välutvecklad plan kan bättre tillgodose behoven som verksamheten har. 

Strategisk personalplanering

Handlar om att tillgodose verksamhetens långsiktiga kompetensbehov. Det handlar om att förutsäga framtida behov vad gäller arbetskraft och kompetens. Här utvecklas en plan för hur kompetensen ska förvärvas under de närmaste åren. För en effektiv strategisk personalplanering behövs ett bra samarbete mellan HR-teamet, ekonomiavdelningen, cheferna, ledningen och andra nyckelaktörer.

Trots att strategisk personalplanering kan kopplas till framtida affärsframgångar visar uppskattningar att endast 40–50 % av alla verksamheter har en långsiktig plan. Om er verksamhet saknar en plan, eller om det har gått ett tag sedan planen utvärderades, är det dags nu. Ett tips kan vara att börja göra en kompetensinventering för att se vilken kompetens som verksamheten redan besitter, ladda ner vår guide här nedan.

Kartläggning av behov.

Ett första steg för en bra kartläggning är att identifiera verksamhetens behov. I behovet bör det framgå hur många personer som behövs, vid vilken tidpunkt och vilken kompetens de behöver ha. Det är också viktigt att se hur behovet ser ut under årets olika perioder, till exempelvis under semestern eller om det kommer en större beställning av en kund. 

Här kommer några exempel att fundera över för att identifiera ert behov.

• Perioder med toppar och dalar. Kan ni se en period eller trend när det sker och varför? Hur planerar ni för dessa perioder?
• Kundernas behov. Har ni ett ständigt flöde av leverans eller är det på beställning med ett lager? När förväntar sig kunderna att leveransen ska genomföras?
• Kompetensbehov och kompetenskrav. Vet ni vilken kompetens ni behöver och kan de skilja sig beroende på tid/period? Har eller kommer kompetenskraven att ändras?
• Verksamhetens utveckling. Vart befinner ni er nu och vart är ni på väg? Behöver ni anställa eller avveckla, vilken kompetens behöver ni?

En tydlig och förankrad personalplanering gör att ni kan få lägre frånvaro, effektivare administration, kostnadsbesparingar och effektivare medarbetare vilket i förlängningen leder till högre intäkter. På sikt kan personalplanering även främja samarbete i team och verksamheten i stort.

Gör kompetensinventeringen i samband med personalplaneringen.

En kompetensinventering är ett bra komplement till behovsanalysen för att se vilka kompetenser ni har idag och vilka ni saknar. Det kommer underlätta när ni gör personalplaneringen.